为开好本次大会，学院团委、学生会、研究生会于2023年11月15日下发了《关于召开共青团西北大学物理学院第二次代表大会、西北大学物理学院第四次学生代表大会暨西北大学物理学院第四次研究生代表大会的通知》，团委全委会、学生会、研究生会主席团召开了专题会议明确指出了本次团代会、学代会、研代会的指导思想、主要任务、大会议程、代表推选原则和产生办法，同时成立了第二次团代会、第四次学代会暨第四次研代会筹备工作委员会，团委书记卢凯任主任。

为维护团内民主以及团员权益，保证基层代表选举工作顺利开展，11月17日，筹备工作委员会在学院112会议室召开第一次筹备会议，院团委副书记段钰、专职团干艾玉、吴嘉琦和宋云霞老师，各团支部书记和副书记（班长），学生会和研究生会工作人员参加了本次会议。会议由院团委书记卢凯老师主持。会上产生筹备工作委员会五个工作小组，即组织组、会务组、材料组、代表资格审查组、及宣传组各组名单，对各团支部、班级提出了具体要求，同时为团支书、班长详细说明了代表资格、产生原则及产生方式，强调积极做好宣传引导，认真做好代表的选举工作。

本次筹备会的召开增强了我院学生对“三代会”的理解和对相关工作的熟悉程度，相信在物理学院团委的带领以及广大物院学子的积极响应下，物理学院“三代会”定能顺利圆满召开！